Depok, jarinusa.id – Upaya penyelamatan dokumen penting di Kota Depok kini semakin serius. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok tengah menggelar roadshow pendampingan penyelamatan arsip vital sekolah, sebuah kegiatan yang berlangsung cukup panjang, mulai 19 Agustus hingga 10 September 2025. Program ini tidak main-main, karena menyasar 30 sekolah yang tersebar di 11 kecamatan se-Kota Depok.
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Kota Depok, Yulia Oktavia, menjelaskan bahwa kegiatan tersebut menjadi langkah konkret pemerintah dalam memastikan dokumen berharga milik sekolah tidak hilang atau rusak. Menurutnya, arsip vital mencakup berbagai dokumen yang sulit, bahkan mustahil, digantikan jika hilang. Contohnya adalah ijazah, sertifikat akreditasi, Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN), hingga piagam penghargaan yang menjadi bukti legalitas dan prestasi sekolah.
“Arsip vital adalah dokumen yang memiliki nilai sangat penting dan tidak dapat digantikan apabila rusak atau hilang. Melalui kegiatan ini, kami ingin memberikan edukasi sekaligus pendampingan agar sekolah mampu melakukan perlindungan dan penyelamatan arsipnya secara mandiri,” ungkap Yulia, Senin (25/08/25).
Rangkaian Kegiatan Roadshow
Dalam roadshow ini, Diskarpus tidak hanya memberikan sosialisasi, melainkan juga melakukan aksi nyata penyelamatan arsip. Beberapa agenda yang dilaksanakan antara lain:
Digitalisasi ijazah siswa, sehingga dokumen tersimpan dengan aman dalam bentuk digital.
Enkapsulasi atau pelapisan pelindung pada sepuluh ijazah siswa terbaik agar terjaga dari kerusakan fisik.
Penyelamatan dokumen penting lainnya seperti sertifikat akreditasi, NPSN, serta berbagai piagam penghargaan.
Penyusunan daftar arsip alih media, pembuatan berita acara alih media, hingga penyusunan daftar arsip vital yang akan memudahkan proses pencarian kembali.
Yulia menambahkan, arsip yang dikelola dengan baik akan memberikan manfaat tidak hanya bagi sekolah, tetapi juga bagi siswa, alumni, bahkan masyarakat luas.
Manfaat Jangka Panjang
“Harapannya, kegiatan ini dapat mencegah kerusakan maupun kehilangan arsip vital yang jika dibiarkan bisa menimbulkan kerugian. Selain itu, kami ingin sekolah terbiasa melakukan penataan dan pengelolaan arsip secara sistematis,” jelasnya.
Ia menekankan bahwa pendampingan ini bukan sekadar kegiatan sesaat, tetapi menjadi awal pembiasaan yang harus berkelanjutan. Dengan standar pengelolaan arsip yang tepat, dokumen penting milik sekolah akan tetap terjaga keasliannya dan dapat digunakan kapan saja diperlukan.
Penutupannya, Yulia mengingatkan bahwa keberhasilan pendidikan bukan hanya ditentukan dari kualitas belajar mengajar, tetapi juga dari kemampuan sekolah menjaga jejak sejarah dan bukti otentik perjalanan akademiknya.
Nop
